Términos del servicio

Quién presta el servicio

CloseFlow es un servicio prestado por Finly S.A.S., sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901996088-1, con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia. En estos términos, "Finly", "nosotros" o "el prestador" se refieren a Finly S.A.S., titular de la plataforma CloseFlow y responsable de su operación, soporte y facturación.

Cualquier comunicación, notificación o reclamación relacionada con estos términos puede dirigirse al correo de contacto indicado. Las consultas relacionadas con pagos procesados fuera de Colombia se atienden según lo previsto en la sección Cobro fuera de Colombia e impuestos.

• Razón social: Finly S.A.S.
• NIT: 901996088-1
• Matrícula mercantil: 04020501 — Cámara de Comercio de Bogotá
• Dirección: Carrera 99B #76B 26, Bogotá, Colombia
• Correo de contacto: contacto@fin-ly.me
• Soporte por WhatsApp: 3212200410
• Horario de atención: Lunes a viernes de 8:30 am a 4:00 pm (hora de Colombia)

Qué es CloseFlow

CloseFlow es un servicio de software por suscripción (SaaS) que Finly S.A.S. pone a disposición del cliente para operar la atención y la gestión comercial de su propio negocio en canales conversacionales.

• Un vendedor con inteligencia artificial que atiende las conversaciones entrantes del negocio en sus canales habilitados, responde consultas, presenta el catálogo y los precios que el cliente ha configurado, hace seguimiento a las oportunidades y facilita el cierre y el pago de acuerdo con los medios que el propio cliente disponga.
• Una consola de administración desde la cual el equipo del cliente configura el catálogo, las reglas de atención y los canales, hace seguimiento a las conversaciones y oportunidades, interviene o toma el control de una conversación en cualquier momento, y consulta la información de su operación.

Alcance de la herramienta y responsabilidad comercial del cliente

CloseFlow es una herramienta: Finly provee el software, el cliente lo opera. El cliente es el único vendedor de sus productos o servicios y la única parte en la relación comercial con sus consumidores finales. Finly S.A.S. no vende, no comercializa, no recauda ni interviene como parte, mandatario o intermediario en las transacciones entre el cliente y sus consumidores finales, y no percibe suma alguna derivada de ellas. Los pagos que el consumidor final realice se procesan a través de los medios de pago que el cliente haya contratado y configurado a su nombre.

En consecuencia, las condiciones de venta, precios, disponibilidad, garantías, cambios, devoluciones y derecho de retracto aplicables a lo que el cliente vende son definidos y publicados por el cliente, quien responde por ellos frente a sus consumidores finales y ante las autoridades competentes.

El vendedor con inteligencia artificial opera sobre modelos de lenguaje y genera respuestas de naturaleza probabilística: puede producir información imprecisa o incompleta. El cliente es responsable de configurar, revisar y supervisar el comportamiento del servicio, y dispone en la consola de los medios para intervenir las conversaciones y ajustar dicha configuración. La decisión comercial y el control final corresponden siempre al cliente.

El servicio se presta sobre canales y plataformas de terceros, incluidos servicios de mensajería y proveedores de modelos de inteligencia artificial, sujetos a sus propias políticas y condiciones de disponibilidad. Finly puede modificar, incorporar o descontinuar funcionalidades del servicio con el fin de mejorarlo, siempre que ello no reduzca de forma sustancial las capacidades esenciales descritas en esta sección durante un periodo ya pagado.

Aceptación de los términos

Al crear una cuenta, contratar un plan o continuar utilizando la consola, el cliente declara que ha leído y acepta estos términos, y que quien realiza dichas acciones cuenta con facultades suficientes para obligar al negocio que representa.

Estos términos aplican a personas naturales o jurídicas que contratan CloseFlow en el marco de su actividad empresarial.

Planes y precios

Los planes de CloseFlow se cobran en dólares de los Estados Unidos (USD) y se facturan de forma mensual o anual, según la modalidad que el cliente elija al contratar. El plan anual se cobra por anticipado por el periodo completo.

Cada plan incluye un número determinado de leads atendidos por mes calendario y un número de usuarios de consola incluidos. El límite de cada plan y el número de usuarios de consola incluidos se publican en la información de planes y precios de CloseFlow y se muestran en la consola al momento de contratar. Dicha información sobre planes, límites y precios forma parte integral de estos términos.

CloseFlow notifica al cliente cuando su consumo alcanza el 80 % y el 100 % del límite incluido en su plan. Alcanzado el 100 %, el vendedor con inteligencia artificial deja de atender contactos que no hayan sido contabilizados en el periodo. Los contactos ya contabilizados en el mes continúan siendo atendidos con normalidad hasta el final del periodo. El cliente conserva el acceso a la consola, a su información y a las conversaciones en curso, y su equipo puede continuar atendiéndolas manualmente. El cambio a un plan superior puede realizarse en cualquier momento desde la consola, aplica de forma inmediata sobre el periodo en curso y restablece la atención automática con el límite del nuevo plan.

La falta de recepción de estos avisos, cualquiera que sea su causa, no exime al cliente de controlar su propio consumo, disponible en todo momento en la consola.

Los cambios en los precios de los planes se rigen por lo previsto en la sección Cambios a estos términos y a los precios.

Qué se cuenta como lead atendido

Se entiende por lead atendido cada contacto único que sostiene al menos un intercambio con el vendedor con inteligencia artificial dentro del mes calendario, con independencia del número de mensajes intercambiados, de la duración de la conversación, del canal utilizado y del resultado comercial obtenido.

Un mismo contacto se contabiliza una sola vez por mes calendario, aunque escriba en varias oportunidades o por distintos canales del mismo cliente. El contacto se identifica por el número, cuenta o identificador desde el cual se comunica.

Las conversaciones que el vendedor con inteligencia artificial sostiene dentro de la ventana de atención de cada canal son la unidad operativa del servicio y pueden consultarse en la consola. No constituyen la unidad de facturación: varias conversaciones sostenidas con un mismo contacto dentro del mes calendario se contabilizan como un solo lead atendido.

No se contabilizan los mensajes que no reciben respuesta del vendedor con inteligencia artificial, ni las conversaciones de prueba realizadas por el cliente o su equipo desde los identificadores que este registre en la consola con esa finalidad. El consumo del periodo puede consultarse en todo momento en la consola.

Facturación y renovación

Esta sección regula exclusivamente el cobro de la suscripción a CloseFlow entre Finly S.A.S. y el cliente. Los pagos que los consumidores finales realicen al cliente son ajenos a esta relación y se rigen por lo previsto en la sección Qué es CloseFlow.

La suscripción se renueva automáticamente al vencimiento de cada periodo, por un periodo igual y en la misma modalidad contratada, hasta que el cliente la cancele. El cobro se efectúa en la fecha de renovación, por anticipado y por el periodo completo, con cargo al medio de pago que el cliente haya registrado. El cliente es responsable de mantenerlo vigente y con fondos suficientes.

Si el cobro no puede procesarse, Finly informará al cliente y reintentará el cobro durante los tres (3) días calendario siguientes. Vencido ese plazo sin que el pago se concrete, la suscripción se suspende: el vendedor con inteligencia artificial deja de atender nuevos contactos y se suspende el acceso del cliente a la consola, salvo las funciones necesarias para actualizar el medio de pago, regularizar la suscripción y exportar su información. La suscripción y el acceso se restablecen de forma inmediata al regularizarse el pago.

La suspensión por falta de pago no termina la suscripción. Si transcurridos treinta (30) días calendario desde la suspensión el pago no se regulariza, la suscripción termina y comienza a correr el plazo de descarga previsto en la sección Terminación y conservación de la información.

Cobro en Colombia

El cobro lo realiza directamente Finly S.A.S. a través de Mercado Pago, en pesos colombianos (COP). El valor en COP se determina convirtiendo el precio del plan en dólares a la Tasa Representativa del Mercado (TRM) oficial vigente en la fecha del primer cobro, y se mantiene sin variación por razón de la tasa de cambio durante los doce (12) meses siguientes a esa fecha. Cumplido ese término, el valor en COP se recalcula con la TRM oficial del día del primer cobro del nuevo periodo de doce meses. El cambio de plan da lugar a un nuevo cálculo con la TRM oficial del día en que se haga efectivo el cambio. Lo anterior opera sin perjuicio de los cambios de precio notificados conforme a la sección Cambios a estos términos y a los precios.

Finly S.A.S. expide la factura electrónica correspondiente conforme a la normativa colombiana vigente.

Cobro fuera de Colombia e impuestos

Nuestro proceso de pedido lo realiza nuestro revendedor en línea Paddle.com. Paddle.com es el Merchant of Record de todos nuestros pedidos. Paddle atiende las consultas de servicio al cliente relacionadas con el pago y gestiona las devoluciones.

Los precios publicados se expresan sin incluir impuestos, salvo indicación expresa en contrario. Los impuestos aplicables se liquidan conforme a la ley. Para los clientes atendidos a través de Paddle, la determinación y el recaudo de los impuestos corresponden a Paddle en su condición de Merchant of Record.

Devoluciones y derecho de retracto

Los reembolsos de la suscripción, incluidas la garantía de catorce (14) días sobre el primer cobro, las reglas del plan anual y el derecho de retracto, se rigen por la Política de cancelación y reembolsos de la suscripción de CloseFlow, que forma parte integral de estos términos. Para los clientes atendidos a través de Paddle, la gestión del reembolso la realiza Paddle en su condición de Merchant of Record, conforme a sus propias políticas y a los derechos que la ley les reconozca.

Cancelación

Las condiciones de cancelación de la suscripción, incluido el efecto sobre el periodo en curso y la ausencia de permanencia mínima, se rigen por la Política de cancelación y reembolsos de la suscripción de CloseFlow, que forma parte integral de estos términos.

Terminación y conservación de la información

La suscripción termina por cancelación del cliente, por vencimiento del periodo pagado sin renovación, o por decisión de Finly en caso de incumplimiento de estos términos o de falta de pago no regularizada.

Terminada la suscripción, el cliente conserva durante treinta (30) días calendario el acceso a la consola con el fin exclusivo de descargar su información. Vencido ese plazo, la cuenta se da de baja y la información se elimina, salvo aquella que Finly deba conservar en cumplimiento de obligaciones legales, contables o tributarias. La eliminación en las copias de respaldo se produce conforme a los ciclos de rotación de dichas copias.

Se recomienda al cliente mantener una copia propia y actualizada de su información con independencia del servicio.

La terminación no exime al cliente del pago de las sumas causadas hasta esa fecha.

Requisitos y obligaciones del cliente

Para utilizar CloseFlow, el cliente debe cumplir y mantener vigentes los siguientes requisitos durante toda la vigencia de la suscripción. El incumplimiento de estos requisitos puede impedir el funcionamiento del servicio, total o parcialmente, sin que ello constituya incumplimiento de Finly ni genere derecho a reembolso.

• Medios de pago propios: contar con medios de pago contratados y habilitados a su propio nombre para recibir los pagos de sus consumidores finales. El cliente es responsable de su contratación, configuración, vigencia y del cumplimiento de las condiciones del proveedor respectivo. Finly no interviene en dicha relación ni responde por su disponibilidad, rechazos, retenciones o costos.
• Cuentas y habilitaciones de canal: contar con las cuentas, líneas, números y aprobaciones que cada canal de mensajería exija, y cumplir las políticas de las plataformas correspondientes. Finly no responde por restricciones, suspensiones o bloqueos aplicados por dichas plataformas sobre las cuentas del cliente.
• Exactitud de la información configurada: mantener actualizados el catálogo, precios, inventario, condiciones de venta y demás información que el vendedor con inteligencia artificial comunica en su nombre.
• Supervisión de la operación: revisar el comportamiento del servicio y de las conversaciones, e intervenir cuando corresponda.
• Seguridad de las credenciales: custodiar las credenciales de acceso a la consola y responder por las actuaciones realizadas desde su cuenta, notificando a Finly cualquier uso no autorizado tan pronto lo advierta.
• Responsabilidad sobre los datos de sus consumidores finales: el cliente es Responsable del tratamiento de los datos personales de los leads y consumidores finales que gestiona a través de CloseFlow. Finly actúa como Encargado y trata dichos datos únicamente conforme a las instrucciones del cliente. Corresponde al cliente obtener y conservar las autorizaciones exigidas por la ley, atender las solicitudes de los titulares y cumplir la normativa de protección de datos aplicable a su actividad, conforme a la Política de tratamiento de datos personales.
• Legalidad de su actividad: contar con las autorizaciones, registros y permisos que su actividad comercial requiera conforme a la ley colombiana o a la de la jurisdicción en la que opere.

Uso aceptable

El cliente es responsable del contenido, precios, inventario, condiciones y promesas que su vendedor con inteligencia artificial comunica a sus consumidores finales. No está permitido utilizar CloseFlow para lo siguiente. Finly puede suspender o terminar una cuenta que incumpla estas reglas, previa notificación cuando las circunstancias lo permitan; cuando el incumplimiento suponga un riesgo legal, de seguridad o de continuidad, la suspensión puede ser inmediata.

• Actividades ilegales, ni la comercialización de productos o servicios prohibidos o restringidos por la ley colombiana o por la ley aplicable en la jurisdicción donde opere el cliente.
• Comunicaciones engañosas, publicidad falsa o afirmaciones que induzcan a error a los consumidores finales.
• Suplantar la identidad de personas, empresas o marcas, u ocultar la naturaleza automatizada del servicio cuando la ley o las políticas del canal exijan revelarla.
• El envío de comunicaciones no consentidas (spam) o contrarias a las reglas del canal utilizado, incluidas las políticas de WhatsApp Business y de Meta Platforms y la ventana de atención de veinticuatro (24) horas de WhatsApp.
• La comercialización de productos o servicios prohibidos por las políticas de los procesadores de pago utilizados.
• Vulnerar, sobrecargar o intentar acceder sin autorización a la infraestructura del servicio, ni realizar ingeniería inversa sobre él.

Datos personales

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de tratamiento de datos personales de CloseFlow, que forma parte integral de estos términos.

Soporte

Finly presta soporte sobre el funcionamiento del servicio a través del correo contacto@fin-ly.me y del WhatsApp de soporte indicado en la sección Quién presta el servicio, lunes a viernes de 8:30 am a 4:00 pm (hora de Colombia), salvo días festivos en Colombia.

Finly atiende las solicitudes procurando los siguientes tiempos de primera respuesta, contados en horario de atención. Estos tiempos corresponden a la primera respuesta y no constituyen un plazo de solución: la solución depende de la naturaleza del incidente y, cuando su causa se origine en plataformas de terceros, de los tiempos de dichos proveedores.

• Incidente crítico (el servicio no está disponible o el vendedor con inteligencia artificial no atiende conversaciones): 4 horas hábiles.
• Incidente mayor (una funcionalidad relevante opera de forma degradada): 1 día hábil.
• Consultas, solicitudes de configuración y demás requerimientos: 2 días hábiles.
• No forman parte del soporte incluido: la configuración y actualización del catálogo y contenidos del cliente, la gestión de sus cuentas y habilitaciones de canal, los desarrollos a la medida y las actividades de capacitación, los cuales pueden contratarse de forma independiente.
• Los tiempos indicados son objetivos de servicio orientados a la planeación del cliente y no constituyen un nivel de servicio exigible ni generan derecho a compensación, descuento o reembolso en caso de excederse.

Disponibilidad del servicio

Finly emplea esfuerzos razonables para mantener el servicio disponible de forma continua, y podrá realizar labores de mantenimiento programado, procurando avisar con anticipación y ejecutarlas en horarios de baja actividad. El servicio se presta como está y según disponibilidad. Finly no garantiza que el servicio esté libre de interrupciones o errores, ni que las respuestas generadas por el vendedor con inteligencia artificial sean exactas, completas o adecuadas para una finalidad determinada.

El servicio depende de plataformas de terceros (canales de mensajería, proveedores de modelos de inteligencia artificial, procesadores de pago y proveedores de infraestructura) cuya disponibilidad, políticas y decisiones no están bajo el control de Finly. Finly no responde por interrupciones, restricciones, suspensiones o bloqueos originados en dichas plataformas, incluidas las medidas que estas adopten sobre las cuentas, líneas o números del cliente.

Finly puede poner a disposición del cliente funcionalidades identificadas como beta, piloto o en fase de pruebas. Dichas funcionalidades se ofrecen sin garantía de disponibilidad, continuidad ni resultado, pueden modificarse o retirarse en cualquier momento y quedan excluidas de los compromisos de soporte previstos en la sección Soporte. Su uso es voluntario y corresponde al cliente evaluar su conveniencia antes de emplearlas en su operación.

Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando este obedezca a hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, incluidos desastres naturales, actos de autoridad, conflictos laborales, fallas generalizadas de telecomunicaciones o de energía, ataques informáticos de terceros e interrupciones de servicios esenciales de proveedores de infraestructura. La parte afectada informará a la otra tan pronto le sea posible y adoptará medidas razonables para mitigar sus efectos. Esta disposición no exime al cliente del pago de las sumas ya causadas.

Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total de Finly S.A.S. frente al cliente por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita al valor efectivamente pagado por el cliente en los tres (3) meses anteriores al hecho que origina la reclamación.

Finly no responde por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades comerciales, ni por las consecuencias de las decisiones comerciales que el cliente adopte con apoyo del servicio. Las limitaciones previstas en esta sección no aplican en los casos de dolo o culpa grave, ni en aquellos en que la ley no admita su limitación.

Propiedad intelectual

CloseFlow, su software, sus componentes, su marca y su documentación son propiedad de Finly S.A.S. La suscripción otorga al cliente una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el servicio durante la vigencia de su suscripción y para los fines previstos en estos términos. No se transfiere ningún derecho de propiedad sobre el software.

El contenido que el cliente cargue o configure (catálogo, textos, imágenes, marcas e información de su negocio) es y sigue siendo de su propiedad. El cliente otorga a Finly una licencia limitada para alojarlo, procesarlo y mostrarlo únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio.

El cliente autoriza a Finly a mencionar su nombre comercial y a utilizar su logotipo para identificarlo como cliente de CloseFlow en su sitio web y en materiales comerciales, sin revelar información confidencial ni datos de su operación. El cliente puede revocar esta autorización en cualquier momento mediante comunicación al correo de contacto, y Finly retirará la referencia dentro de un término razonable.

Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener la reserva sobre la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión de la relación contractual, incluidas condiciones comerciales, información técnica, operativa, financiera y de clientes. Esta obligación no se extiende a la información que sea o llegue a ser pública sin culpa de la parte receptora, la que esta ya conociera legítimamente, la que desarrolle de forma independiente, ni aquella cuya revelación sea exigida por autoridad competente, caso en el cual se informará a la otra parte cuando ello sea legalmente posible.

La obligación de confidencialidad se mantiene durante la vigencia de la suscripción y por tres (3) años contados desde su terminación.

Cambios a estos términos y a los precios

Finly puede actualizar estos términos. Los cambios que afecten de forma material al cliente se comunicarán con al menos treinta (30) días calendario de anticipación, por correo electrónico y mediante aviso en la consola, antes de su entrada en vigencia.

Los cambios de precio se comunican por los mismos medios y con la misma anticipación. El precio de una suscripción vigente no se modifica durante el periodo ya pagado: el nuevo precio se aplica a partir de la renovación siguiente a la entrada en vigencia del cambio. El cliente que no acepte el nuevo precio puede cancelar su suscripción antes de esa renovación, conforme a la sección Cancelación.

Ley aplicable y resolución de controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias que se deriven de estos términos y que no puedan resolverse de manera directa entre las partes se someterán a los jueces competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.

Disposiciones generales

• Cesión: el cliente no puede ceder su suscripción sin autorización previa y escrita de Finly. Finly puede ceder su posición contractual en casos de reorganización empresarial, fusión o transferencia de activos, informando al cliente.
• Divisibilidad: si alguna disposición de estos términos resulta inválida o inaplicable, las demás conservan plena vigencia.
• Notificaciones: las comunicaciones entre las partes se realizan por correo electrónico a las direcciones registradas, o mediante aviso en la consola.
• Acuerdo íntegro: estos términos, junto con la página de precios, la Política de cancelación y reembolsos, la Política de tratamiento de datos personales y la Política de cookies, constituyen el acuerdo entre las partes respecto del servicio y reemplazan cualquier acuerdo previo sobre la misma materia.

Contacto

• Finly S.A.S., NIT 901996088-1
• Carrera 99B #76B 26, Bogotá, Colombia
• Correo: contacto@fin-ly.me
• WhatsApp: 3212200410
• Horario de atención: Lunes a viernes de 8:30 am a 4:00 pm (hora de Colombia)
• Referencias normativas: Ley 1581 de 2012, Ley 1480 de 2011, Superintendencia de Industria y Comercio.