Política de tratamiento de datos personales

Identificación del responsable

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes.

• Razón social: Finly S.A.S.
• NIT: 901996088-1
• Dirección: Carrera 99B #76B 26, Bogotá, Colombia
• Correo para datos personales: contacto@fin-ly.me
• WhatsApp de atención: 3212200410
• Horario de atención: Lunes a viernes de 8:30 am a 4:00 pm (hora de Colombia)

Esta política forma parte integral de los Términos del servicio de CloseFlow y se complementa con la Política de cookies y con las Instrucciones para eliminar tus datos.

Alcance y roles

CloseFlow es una herramienta de software que las empresas contratan para atender a sus propios clientes. Por esa razón, en la operación del servicio concurren dos tratamientos distintos, con responsables distintos.

Datos de los que Finly S.A.S. es Responsable: los datos de las empresas que contratan CloseFlow y de las personas que usan la consola en su nombre (identificación, datos de contacto, credenciales, información de facturación y registros de uso y soporte). Sobre estos datos, Finly S.A.S. determina las finalidades y los medios del tratamiento, y responde como Responsable en los términos de esta política.

Datos de los que el cliente es Responsable y Finly S.A.S. es Encargado: los datos de los leads, consumidores finales y demás personas que interactúan con el vendedor con inteligencia artificial de un cliente (identificación, contacto, contenido de las conversaciones, pedidos, pagos, entregas, soporte y mediciones comerciales). Sobre estos datos, el cliente que contrató CloseFlow es el Responsable del tratamiento: define las finalidades, obtiene y conserva la autorización de los titulares, y responde por ellos frente a los titulares y ante las autoridades. Finly S.A.S. actúa como Encargado y trata dichos datos únicamente siguiendo las instrucciones del cliente y en la medida necesaria para prestar el servicio.

En consecuencia, las solicitudes de los titulares relacionadas con estos datos se dirigen al cliente responsable del negocio con el que la persona interactuó. Cuando una solicitud de este tipo se reciba directamente en los canales de Finly, se trasladará al cliente correspondiente y se informará al titular.

Datos que se tratan

Según el rol descrito en la sección anterior, CloseFlow puede tratar datos de identificación (nombre, número de identificación cuando el cliente lo requiera para su operación, y datos de la empresa), datos de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección de entrega), datos de la conversación (contenido de los mensajes intercambiados con el vendedor con inteligencia artificial y con el equipo del cliente, y sus metadatos de canal, fecha, hora y estado), datos comerciales (pedidos, cotizaciones, estados de pago, entregas, soporte, garantías, encuestas y métricas de conversión) y datos de uso de la consola (credenciales, registros de acceso y de acciones realizadas).

CloseFlow no almacena datos de tarjetas de crédito o débito ni credenciales de medios de pago. Los pagos electrónicos son procesados por los proveedores que cada parte haya contratado, bajo sus propias políticas.

Finalidades del tratamiento

Cuando Finly S.A.S. actúa como Responsable: presta, opera, mantiene y da soporte al servicio CloseFlow; gestiona la relación contractual, la facturación y el cobro de la suscripción; atiende consultas, solicitudes de soporte y reclamaciones; envía comunicaciones sobre el servicio, cambios en los términos, avisos de consumo y avisos de seguridad; mejora el servicio mediante análisis agregados de uso y desempeño; y cumple obligaciones legales, contables, tributarias y de conservación de información.

Cuando Finly S.A.S. actúa como Encargado, trata los datos únicamente para ejecutar las instrucciones del cliente responsable: operar las conversaciones comerciales del cliente en sus canales habilitados; registrar el consentimiento, el opt-in, el opt-out y las solicitudes de suspensión de comunicaciones; generar y hacer seguimiento a órdenes, pagos y entregas dentro de la plataforma; apoyar la atención de soporte, garantías, retractos, reclamos y posventa del cliente; producir mediciones de campañas y conversiones para el cliente; y auditar las acciones críticas del sistema manteniendo la separación de la información entre clientes.

Finly no utiliza los datos de los leads de sus clientes para finalidades propias distintas de la prestación del servicio, ni los comparte entre clientes.

Autorización

Datos de los que Finly es Responsable: la autorización se obtiene al momento del registro, la contratación o el uso del servicio, por medios que permiten su posterior consulta.

Datos de los que el cliente es Responsable: corresponde al cliente obtener, registrar y conservar la autorización de los titulares con los que se comunica, en los términos de la ley. CloseFlow ofrece funciones para solicitar y registrar dicha autorización dentro de la conversación; su configuración y uso adecuado son responsabilidad del cliente. Antes de continuar una conversación comercial automatizada, debe solicitarse al titular una autorización clara sobre el tratamiento de sus datos y sobre la recepción de comunicaciones.

Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

CloseFlow no está diseñado para el tratamiento de datos sensibles. El cliente no debe configurar el servicio para recolectarlos. Si por la naturaleza de su actividad el cliente requiere tratarlos, debe obtener la autorización explícita del titular, informarle que no está obligado a autorizar su tratamiento y adoptar las medidas de protección reforzada que la ley exige.

El servicio no está dirigido a niños, niñas y adolescentes. El cliente no debe utilizarlo para recolectar sus datos, salvo en los casos excepcionales que la ley permite y atendiendo al interés superior del menor.

Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos, y solicitar la supresión de sus datos cuando proceda.
• Revocar la autorización otorgada, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de reclamo ante el responsable.

Cómo ejercer los derechos

Las consultas, reclamos y solicitudes se reciben en el correo contacto@fin-ly.me o por el WhatsApp 3212200410, atendidos por Finly S.A.S. La solicitud debe indicar el nombre del titular, un dato de contacto para la respuesta, la descripción de lo que solicita y los documentos que quiera hacer valer.

Cuando la solicitud se refiera a datos de los que un cliente de CloseFlow es Responsable, Finly la trasladará a ese cliente e informará al titular de dicho traslado.

Área responsable

El área de Operaciones de Finly S.A.S. es la encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, y puede ser contactada por los canales indicados en la sección anterior.

Plazos de atención

Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderlas en ese término, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderlos en ese término, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si Finly no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado.

Encargados, terceros y transferencias internacionales

Para prestar el servicio, Finly S.A.S. se apoya en proveedores que pueden tratar datos personales por su cuenta y siguiendo sus instrucciones, entre ellos proveedores de infraestructura y alojamiento en la nube, proveedores de modelos de inteligencia artificial y procesamiento de lenguaje, proveedores de canales de mensajería, procesadores de pago de la suscripción, y herramientas de soporte, comunicación y analítica.

Algunos de estos proveedores se encuentran ubicados fuera de Colombia, en particular en Estados Unidos, donde se alojan la plataforma y los proveedores de modelos de lenguaje, y en el Reino Unido, sede de Paddle. En consecuencia, el tratamiento puede implicar transmisiones y transferencias internacionales de datos. Finly adopta las medidas contractuales y de seguridad exigidas por la normativa colombiana para dichas operaciones, incluidos los contratos de transmisión que correspondan.

Al aceptar esta política, el titular autoriza dichas transmisiones y transferencias en la medida necesaria para la prestación del servicio. Los clientes de CloseFlow, en su condición de Responsables, autorizan expresamente a Finly a apoyarse en estos proveedores conforme a los Términos del servicio. Finly no vende, arrienda ni cede datos personales a terceros con fines comerciales.

Comunicaciones, opt-out y suspensión de contacto

Si un titular manifiesta que no desea continuar recibiendo comunicaciones (escribiendo #STOP, solicitando su eliminación, expresando molestia o rechazando de cualquier forma la continuidad del contacto), la comunicación automática se detiene y se registra la solicitud. El registro de esa manifestación queda disponible para el cliente responsable, quien debe respetarla en todos sus canales. Las comunicaciones a través de canales de mensajería se sujetan adicionalmente a las reglas de la plataforma correspondiente.

Seguridad de la información

Finly adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, entre ellas control de acceso por usuario, separación lógica de la información entre clientes, cifrado en tránsito y registro de auditoría de las acciones críticas.

Ninguna medida de seguridad es infalible. En caso de incidente que afecte datos personales, Finly informará a los clientes responsables afectados y adoptará las medidas de contención y reporte que la normativa exija.

Conservación y supresión

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables.

Terminada la suscripción, el cliente conserva durante treinta (30) días calendario el acceso a la consola con el fin exclusivo de descargar su información. Vencido ese plazo, la cuenta se da de baja y la información se elimina, salvo aquella que Finly deba conservar en cumplimiento de obligaciones legales, contables o tributarias. La eliminación en las copias de respaldo se produce conforme a los ciclos de rotación de dichas copias. Lo anterior aplica conforme a lo previsto en los Términos del servicio.

Se recomienda al cliente mantener una copia propia y actualizada de su información con independencia del servicio.

Cuando el cliente responsable instruya la supresión de datos de un titular, Finly la ejecutará dentro de los plazos técnicos razonables, sin perjuicio de las copias de respaldo, que se eliminan conforme a sus propios ciclos.

Datos de usuario de Google

Cuando un negocio conecta su cuenta de Google Calendar, CloseFlow accede únicamente a los calendarios de esa cuenta para: crear un calendario por profesional, consultar disponibilidad (libre/ocupado) y crear, mover o cancelar las citas que se agendan por CloseFlow, con invitación al profesional y al cliente. No accedemos a correo, contactos ni archivos. El uso y la transferencia de la información recibida de las API de Google se ciñen a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. No vendemos esos datos, no los usamos para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial, y el negocio puede revocar el acceso en cualquier momento desde Configuración → Canales o desde su cuenta de Google.

Vigencia

Esta política rige desde el 9 de septiembre de 2026 y permanece vigente mientras Finly S.A.S. desarrolle su objeto social. Las bases de datos se mantendrán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política y, en todo caso, mientras se mantenga la relación con el cliente responsable y durante los plazos adicionales que impongan obligaciones legales, contables o tributarias.

Finly puede modificar esta política. Los cambios sustanciales se comunicarán a los clientes por correo electrónico y mediante aviso en la consola antes de su entrada en vigencia, y la versión actualizada se publicará en esta misma dirección con su fecha correspondiente.

Contacto

• Finly S.A.S., NIT 901996088-1
• Carrera 99B #76B 26, Bogotá, Colombia
• Correo: contacto@fin-ly.me
• WhatsApp: 3212200410
• Referencias normativas: Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015, Superintendencia de Industria y Comercio.